Io odio i vocali. E le telefonate. Chi mi conosce sa bene che se deve telefonarmi è meglio che prima mi mandi un messaggio per dirmi se mi può telefonare, alcuni addirittura quando mi chiamano o mi mandano un vocale si scusano direttamente come prima cosa. Lo so, sono io che ho delle difficoltà nell’interazione diretta, ma soprattutto ho una soglia dell’attenzione bassisima e delle difficoltà a concentrarmi, quindi se mi suona il telefono mentre sto facendo una cosa ci metto un sacco poi a rimettermi a lavorare.
Oltre alle telefonate e ai vocali, per comunicare uso diversi mezzi: mail, messaggi, Whatsapp, Telegram, Instagram, Messenger. E mi limito solo a quelli più utilizzati. Quante volte il tempo viene spezzettato durante la giornata? Quanti messaggi ricevo e riceviamo? E perché sono sempre importantissimi?
Oggi parliamo di vie alternative di comunicazione sul lavoro, e di quanto migliorino o più spesso peggiorino la possibilità di farsi capire.
Hai visto la mia mail?
Come una novella Csaba Dalla Zorza, oggi voglio illustrarvi le buone maniere per comunicare efficacemente e non farvi urlare dietro da lontano. Per semplificare le cose, facciamo tipo Posta del Cuore e rispondo a delle domande che non mi hanno fatto ma magari mi potrebbero fare.
Posso mandare un messaggio per chiedere se ha visto la mail?
Sì, ma solo se sono passate 24 ore da quando hai mandato la mail. Non fare come chi manda un WhatsApp subito per dire “Ti ho mandato una mail” e se non visualizzi subito il WhatsApp ti chiama per dirti che ti ha mandato un WhatsApp per dirti se hai visto la mail che al mercato mio padre comprò. In generale consiglio di rispettare queste tempistiche:
Mail: dai 24 ore di tempo per rispondere
Messaggi: dai 2 ore di tempo per rispondere
Chiamate: Deve essere una cosa urgentissima che proprio più urgente non si può, altrimenti fai la figura dei call center che ti chiamano per proporti di cambiare gestore del gas e a un certo punto le persone smetteranno di risponderti.
Posso scrivere su WhatsApp per lavoro?
Se sei in buoni rapporti e se è una roba rapida, allora sì. Noi del comitato “No a WhatsApp per lavoro” diciamo che è meglio usare le mail se si tratta di lavoro, soprattutto se è un argomento complesso. Altrimenti il rischio è che le tue chat si intasino di discussioni professionali e perdi dei messaggi personali perché vengono sovrastati dall’incessante turbinio di messaggi di lavoro.
Posso usare la mail come se fosse una chat?
No, perché la mail non è fatta per quello. Scrivi delle mail complete, interessanti, esaustive e farai un grande favore a chi la riceverà. Poi delle mail scritte bene parliamo in un altro numero della newsletter, perché è un argomento che mi interessa.
Posso mandare un messaggio vocale per lavoro?
No.
E perché?
Perché no e basta.
E dai, dimmi perché no!
Perché il vocale porta via tempo, è facile dimenticare le informazioni, se ci sono questioni complesse è un casino registrarle, e poi perché è difficile andare a ritrovare il vocale in cui avevi messo queste informazioni una volta che è passato un po’ di tempo. Quindi, no. Niente vocali per lavoro.